盐城市保险行业协会文书档案工作管理办法 

第一章  总则

     一、为使盐城市保险行业协会公文处理规范化、制度化，提高公文质量和办事效率，根据国家有关公文处理规定，结合协会实际，制定本办法。

     二、公文处理指公文的办理、管理、整理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

     三、公文处理应当坚持实事求是、精简高效的原则，做及时、准确、安全。

     四、公文处理必须严格执行《中华人民共和国保守国家秘密法》及市保险行业协会保密制度，遵守保密纪律，确保国家秘密和保险业内部秘密的安全。

五、综合部是协会公文处理的管理部门，设立专职岗位负责公文处理工作。办公室文秘岗位的任务和要求：

（一）负责建立有关文书管理的各项制度，并指导和监督执行；

（二）统一办理公文的登记、收发、分办、传递、核稿、打印、盖章、立卷、归档和销毁工作；

（三）公文处理必须做到及时、准确、安全、保密；

（四）文秘人员应具有较高的政治和业务素质，工作积极认真，责任心强，作风严谨，遵守纪律，恪尽职守。

第二章  公文种类

一、盐城市保险行业协会公文种类主要有：

（一）决定

适用于保险行业协会对重要事项或重大活动作出安排，奖惩保险行业内机构及人员；

（二）公告

适用于向保险业外宣布重要事项；

（三）通告

适用于公布社会各有关方面应当遵守或周知事项；

（四）通知。适用于转发上级机关和不相隶属机关的公文，需要周知或者共同执行的事项；

（五）通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况；

（六）报告

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级机关的询问；

（七）请示

适用于向上级机关或有关管理部门，请求指示、批准的事项；

（八）批复

适用于答复请示事项；

（九）意见

适用于对重大问题提出见解和处理办法；

（十）函

适用于不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项；

（十一）会议纪要。适用于记载、传达会议情况和议定事项。

第三章  发文办理

一、发文办理包括草拟、审核、签发、校对、用印、登记、分发等程序。

二、草拟公文要做到：

（一）符合党和国家的法律、法规和方针、政策的规定，情况确实，材料翔实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，篇幅力求简短；

（二）草拟公文一律使用统一的发文稿纸，并按规定填写有关内容；

三、公文在签发前，应当按程序进行审核。协会文件由综合部或职能部门拟稿，经文秘岗核稿,送协会领导签发；

四、审核人员对内容杂乱、文字冗长的公文,应要求职能部门加工修改。对文稿改动较多时,应将文稿返回职能部门誉清,誉清或改写的原稿不得销毁,应附在誉清稿或改写稿之后；

五、公文经协会领导签发，由综合部统一登记、编号，签批后的公文应在当天最迟次日进行印制，职能部门同时要做好校对工作；

六、公文加盖印章时，必须检查原稿是否经过领导核签，与外单位的联合行文，会印前要严格用印手续，必须凭据协会领导签发的原件用印。公文传递要准确、迅速、安全、保密，并要有登记手续。

第四章  收文办理

一、收文办理指对收到公文进行处理的过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序；

二、按照保密规定，严格执行收文登记制度。文件管理人员要准确记录公文运转的时间、方向，以保证公文运转安全和便于查询；

三、收到需要办理的公文，综合部应当及时提出拟办意见交秘书长批示；

四、对传阅文件：由收发人员传有关人员阅签，如发现有关人员没有传阅签名，应立即补传阅；

五、对批办文件：由收发人员转有关责任人办理，责任人办理结束，在文件传阅单上签署办理结果；

六、如批办意见按期尚未办妥，收发人员要提醒督促。办理结束形成的文件或资料按相应要求管理、归档。

第五章  公文归档

一、盐城市保险行业协会的文件立卷归档与保管工作由综合部统一管理。个人不得保存应当归档的公文；

二、凡处理完毕、具有保存价值的各类文件（包括公文定稿、正本及有关材料），都必须统一交综合部及时收集、整理、立卷、归档；

三、联合办理的公文，主办单位将原件和正本立卷归档，其他单位保存复制或其他形式的公文副本；

四、归档范围内的公文应准确确定保管期，按照有关规定定期向综合部移交；

五、拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求；

六、根据有关档案管理要求,盐城市保险行业协会一般应在每年的3月底对前一年的档案进行归档。

第六章  公文管理

一、盐城市保险行业协会公文由综合部统一收发、审核、用印、归档和销毁；

二、对领导指示传阅的文件，综合部应及时传交有关部门。为保证文件及时传阅，提高办公效率，各部门传阅时间原则上不超过2天；

三、综合部应建立和完善文件借阅的登记管理。文件借出时应由借阅人签字，归还时注销。借阅文件原则上应在1周内归还；

四、带密级的文件要按照保密程序传递、收发和处理，绝密文件由综合部统一收发和处理；

五、传递带密级的公文，必须采取保密措施，确保秘密安全，利用计算机、传真机等传输秘密公文，必须采用加密装置，绝密级公文不得利用计算机、传真机传输；

六、不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经综合部批准，可以销毁。

 本规定自2011年7月1日起执行。